第十二节 财务总账系统部分
总账系统，是整个用友ERP系统的核心模块，几乎各个子系统的业务数据最终都会以财务数据的形式体现在总账中，总账系统相对于其他系统在操作上较简单，但要求具备财务会计专业知识，本系统所有的数据都是以记账凭证的形式录入形成，并在此基础上形成财务会计账本及各种财务会计报表数据，本节将讲解总账系统的主要业务处理的操作。
一，总账系统的设置：
1、期初余额的录入：如果企业是中途使用总账系统，可以通过期初余额功能进行期初余额的录入，录入完期初余额后，应当进行试算平衡的检验操作，以避免录入的数据出现错误导至借贷不平，同时还可以进行期初余额的对账操作，可以进行总账与下级明细账、总账与辅助账及辅助账与明细账之间的核对，以及时了解期初数据录入是否正确无误：
2、总账系统的选项设置：
在选项设置中，可以进行总账系统相关控制选项的设置，常见的设置操作项主要在“凭证”标签页和“权限”标签页，如下图所示，在凭证标签页中勾“同步删除业务系统凭证”是指，在总账以外各个子系统生成的记账凭证，如果在相关系统执行删除操作时，总账系统会直接删除相应的凭证，如果没有勾选此项，则在子系统执行的凭证删除操作后，相应的凭证仍会显示在总账系统中，但处于作废状态，如果要彻底删除并释放作废凭证占用的凭证编号，需在总账系统执行凭证整理操作：
在权限标签而中，如果勾选了凭证必须进行出纳签字项，则现金、银行存款类科目必须进行出纳签字操作，否则无法进行记账操作，如果勾选了凭证必须由主管会计签字，则所有的凭证必须进行主管会计签字操作，否则相应凭证无法进行记账操作，在会计凭证填制格式中，主管会计签字并没有专门的显示栏目，如果执行了主管会计签字操作，会在凭证页面的表头处以红色字样显示操作用户的名称，权限设置标签页如下图：
3、账簿清理操作：在总账系统中执行的账簿清理操作，是指将整个总账系统内的所有数据进行删除的操作，此操作必须由账套主管进行，此处的清理操作只针对总账模块内的数据做清理，不会影响整个EPR系统其他模块的数据，如果要对整个账套的数据进行清空操作，必须以账套主管的身份登录系统管理控制台，在年度账菜单项上执行“清空年度数据”的操作，并且每次只能清空当前登录年度的账套数据，数据清空操作不可恢复，因此需要谨慎进行，清理操作如下图所示：
上图是对总账执行账簿清理操作的情形
上图是执行对当前整个年度账执行清空操作的情形
二，凭证的填制操作：
填制凭证，是总账系统最基础也最重要的工作，同时在总账系统中，主要的录入工作也在于此，其他的操作业务很少，在凭证功能项下选择填制凭证项，进入记账凭证的填制录入界面，如下：
总账系统的凭证来源，主要有两种，一是在其他各业务系统制单形成的凭证自动传递到总账系统，另一种是直接在总账系统手工增加录入的凭证，如果是来自其他业务系统的凭证，在总账中只能执行签字、审核、记账等操作，不能进行修改，要修改凭证时需进入相应制单的子系统进行修改；
根据在基础资料中选用的凭证类别的不同，凭证界面显示的表头名称会有所不同，如果选择收、付、转类型的凭证，则凭证界面的名称分别叫“收款凭证、付款凭证、转账凭证”，如果选用的是通用型的单一凭证，则表头名称统一叫“记账凭证”；
在凭证界面中，右下角有四个小图标，第一个是显示光标所处的分录行次号，第二个是显示凭证的来源信息，第三个是修改辅助核算项目内容，第四个可以展开显示凭证的现金流量项目、自定义项等辅助信息。
新增录入凭证，还可以直接参照调用常凭证来生成，例如每月都要进行相同费用的计提或分摊的凭证填制，则可以先制成一份常用凭证，以后每月直接调用，可以提高制单的工作效率，如下图所示：
在填制凭证时，可以对货币资金类科目及时录入现金流量项目信息，以便于利用系统的报表功能自动生成现金流量表，但在录入现金流量信息前，需要在系统中首先指定现金流量科目，否则将无法录入现金流量项目信息，如下图所示：
指定现金流量科目的方式是：在基础档案的会计科目设置操作中，点击菜单栏的“编辑”项，进入“指定科目”设置界面，如下图，在这里，可以指定现金、银行存款科目，指定了这两个科目，便可以在出纳日记账中查询科目明细账，同时也可以指定现金流量科目，这里需要提醒的是，根据企业实际业务情况，现金流量科目可能不只是现金和银行存款两大科目：
三，凭证审核操作：
凭证在记账前，必须进行审核操作，点击进入审核凭证功能，在条件过滤界面是可以限定本次审核的范围，确定后会显示所有符合条件的相关凭证，凭证的审核可以单张进行，也可以按批量审核的方式进行，如下图所示：
用友系统中，对凭证的审核有个限定，即制单人不能审核自己填制的凭证，必须以其他用户身份进行审核操作，如上图提示，因此总账系统的操作，应当至少创建两名操作用户，否则将无法完成凭证审核及记账工作，下图展示的是完成审核后的列表情况：
四，出纳签字及主管签字：
这两项签字操作，根据系统选项设置而定，在本教程案例中，要求进行出纳签字但未要求主管签字，出纳签字操作根据出纳管理系统的设置，既可以在总账进行也可以在出纳管理系统进行，本教程采用的是在出纳管理系统中进行，这样，在总账系统点击出纳签字功能操作时，会自动进入出纳管理系统的账务处理界面下，如果是在总账签字，则显示的界面与凭证审核类似，关于出纳签字操作，见出纳管理系统部分；
主管会计签字，操作方式及界面与凭证审核相似，系统同样限制的是，制单人不能给自己填制的凭证执行主管签字操作。
五，凭证记账操作：
凭证有没有记账，仅从总账系统查询当期相关数据来看，并不重要，但如果考虑到要月末结账及下期的凭证填制及记账操作，特别是其他系统要从总账系统提取数据，则必须对相应的凭证进行记账处理，否则会影响其他系统的数据获取，记账操作如下，可以选择相应的凭证范围进行记账：
六，自定义转账凭证：
每月往往都有些相同或相似的转账凭证需要进行填制，为了提高工作效率，可以对部分转账凭证的填制操作进行预先自定义，在系统中保存一份凭证数据的结转模版，这样以后需要填制同样的凭证时直接调用进行处理即可，下面是对结转制造费用的凭证进行自定义的设置过程：
首先进入“转账定义”功能项下的“自定义转账”项，在自定义转账设置界面中，增加一个新的转账项目，如上图所示；
在设置界面中，设置好相应的结转科目及取数公式，这些取数公式可以通过向导来完成，比较简单，上图是结转半成品课造费用的定义设置，要注意科目金额取数是取当期的借方金额；
上图是产成品课制费用的结转分录设置，自定义好了上述的费用结转凭证后，就可以进行自动生成凭证的操作了，如下图所示，对半成品课、产成品课分别各生成一张记账凭证，此处需要注意的是，在进行凭证自动生成前，相关的凭证应当完成了记账处理，否则结转的金额会有遗漏或错误（自定义的转账凭证可以重复进行，因此要注意避免重复制单）：
上图是自动生成的半成品生产课制造费用的转账凭证情况
上图是自动生成的成品生产课制造费用的转账凭证情况
系统对于损益类科目的结转，有更快速的模版设置，在期间损益结转设置界面上，只要在本年利润科目中录入好相应的科目，选择好相应的凭证类别，即可以完成?诩渌鹨胬嗫颇拷嶙局さ亩ㄒ骞ぷ鳎谧松刹僮髦兄苯友≈邢胍嶙乃鹨婵颇考纯闪⒓醋远上嘤Φ淖似局ぃ鹨娼嶙局さ纳柚萌缦峦妓荆?/span>
下图是自动生成的期间损益结转凭证结果
完成了以上业务处理工作，本教程案例所有的业务数据处理操作基本都全部完成了，总账系统的基本操作相对简单，主要是凭证的填制，本系统更多的是进行各种会计账目数据的查询，所有的财务账目查询操作主要在账表下通过查询操作进行，其中客户及供应商往来账目情况，既可以在应收、应付系统进行查询了解，也可以通过总账系统的账表中的相应辅助账查询了解，如下图所示，此处需要说明的是，总账系统所有的数据都是基于凭证，而其他各业务系统的数据查询是基于各种单据。
七，总账系统的反记账及反结账操作：
在用友的各个子系统模块中，一般都直接有相应的取消月末结账及取消单据记账的操作功能项且位置明显容易找到，但在总账系统中，对于已记账凭证的取消操作和月末结账后的反结账操作，却没有直接给出相应的操作功能项，但这并不代表系统不允许执行这两个操作，只是这两个操作稍有些隐蔽；
要执行对已记账的凭证进行恢复操作，先进入期末功能项下的对账功能，在对账功能界面上，按“Ctrl+H”组合键，就会在凭证功能项下显示出“恢复记账前状态”的操作项，便可以进行恢复凭证记账操作了，如下图：
要对已进行了月末结账过的总账系统执反结账操作，首先进入期末功能项下的结账项，在结账向导的第一步界面中选择好要反结账的月份，按“Ctrl+Shift+F6”组合键，系统会提示要求录入口令密码以确认身份（当前用户必须有反结账的权限），然后就可完成总账系统的反结账操作，反结账如下图所示：
通过完成本教程案例以上所有数据的操作处理，在总账系统的科目账下查询的全部科目的科目余额账数据结果如下图所示（不含最后一张损益类科目转账凭证的数据）：
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